شیئرپوائنٹ آن لائن ایک مقبول اشتراکی پلیٹ فارم ہے جسے 200 ملین سے زیادہ صارفین استعمال کرتے ہیں۔ اس کا مقصد بنیادی طور پر ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کا انتظام کرنا ہے۔ شیئرپوائنٹ گروپ کی خصوصیت منتظمین کو ایک شارٹ کٹ فراہم کرتی ہے تاکہ متعدد صارفین کو مواد اور سائٹس کے لیے یکساں اجازت کی سطح فراہم کی جا سکے۔ اگر آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ صارفین کو شیئرپوائنٹ گروپ میں کیسے شامل کیا جائے، تو ہم نے اس مضمون میں اقدامات کا خاکہ پیش کیا ہے۔
ہم اس بات پر بھی بات کرتے ہیں کہ گروپ میں بیرونی ممبران کو کیسے شامل کیا جائے، کیسے ٹربل شوٹ کیا جائے - اگر آپ کو بیرونی ممبران کو شامل کرنے میں دشواری پیش آتی ہے۔ اس کے علاوہ، ہم Windows اور macOS کے ذریعے شیئرپوائنٹ آن لائن استعمال کرنے کے لیے کچھ دیگر گروپ مینجمنٹ ٹپس کا احاطہ کریں گے۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ ممبرز کو کیسے شامل کیا جائے؟
درج ذیل مراحل کے لیے گروپ بنانے اور انتظامی اجازتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ ونڈوز 10 کا استعمال کرتے ہوئے گروپ میں ممبروں کو شامل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- شیئر پر کلک کریں۔
- متبادل طور پر، اگر ممبرز کا آپشن نظر آتا ہے، تو اسے منتخب کریں پھر ممبرز کو شامل کریں۔
- ان صارفین کے نام یا ای میل پتے ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں نام، ای میل ایڈریس، یا ہر ایک کے ٹیکسٹ فیلڈ میں درج کریں۔
- نام نیچے دیے گئے تصدیقی خانے میں ظاہر ہوں گے۔ باکس میں شامل کرنے کے لیے صارف پر کلک کریں۔
- مرحلہ 3 اور 4 کو اس وقت تک دہرائیں جب تک کہ آپ جن صارفین کو شامل کرنا چاہتے ہیں انہیں شامل نہ کر لیا جائے۔
- اگر آپ دعوت نامے کے ساتھ ایک نوٹ شامل کرنا چاہتے ہیں تو، اس دعوت نامے کے ساتھ ذاتی پیغام شامل کریں کو منتخب کریں۔
- پھر شیئر کو منتخب کریں۔
macOS کا استعمال کرتے ہوئے کسی گروپ میں اراکین کو شامل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- شیئر پر کلک کریں۔
- متبادل طور پر، اگر ممبرز کا آپشن نظر آتا ہے، تو اسے منتخب کریں پھر ممبرز کو شامل کریں۔
- ان صارفین کے نام یا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں نام، ای میل ایڈریس یا ہر شخص کے ٹیکسٹ فیلڈ میں درج کریں۔
- نام نیچے دیے گئے تصدیقی خانے میں ظاہر ہوں گے۔ باکس میں شامل کرنے کے لیے صارف پر کلک کریں۔
- مرحلہ 3 اور 4 کو اس وقت تک دہرائیں جب تک کہ آپ جن صارفین کو شامل کرنا چاہتے ہیں انہیں شامل نہ کر لیا جائے۔
- اگر آپ دعوت نامے کے ساتھ ایک نوٹ شامل کرنا چاہتے ہیں تو، اس دعوت نامے کے ساتھ ذاتی پیغام شامل کریں کو منتخب کریں۔
- پھر شیئر کو منتخب کریں۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ ممبرز کو کیسے ہٹایا جائے؟
ونڈوز 10 کے ذریعے گروپ ممبران کو ہٹانے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- سیٹنگز > سائٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔
- سائٹ کی معلومات کا اختیار منتخب کریں اگر یہ سائٹ کی ترتیبات کے بجائے دستیاب ہے۔
- سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں پر کلک کریں۔
- سائٹ کی ترتیبات کے صفحے پر صارفین اور اجازتوں سے، لوگ اور گروپس کو منتخب کریں۔
- کوئیک لانچ سے، اس گروپ کے نام پر کلک کریں جس سے آپ صارفین کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
- جن ممبروں کو آپ ہٹانا چاہتے ہیں ان کے ساتھ والے چیک باکس کو چیک کریں۔
- پھر ایکشن کو دبائیں> گروپ سے صارفین کو ہٹا دیں۔
- پھر تصدیق کے لیے ٹھیک ہے۔
macOS کے ذریعے گروپ ممبران کو ہٹانے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- سیٹنگز > سائٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔
- سائٹ کی معلومات کا اختیار منتخب کریں اگر یہ سائٹ کی ترتیبات کے بجائے دستیاب ہے۔
- سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں پر کلک کریں۔
- سائٹ کی ترتیبات کے صفحے پر صارفین اور اجازتوں سے، لوگ اور گروپس کو منتخب کریں۔
- کوئیک لانچ سے، اس گروپ کے نام پر کلک کریں جس سے آپ صارفین کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
- جن ممبروں کو آپ ہٹانا چاہتے ہیں ان کے ساتھ والے چیک باکس کو چیک کریں۔
- پھر ایکشن کو دبائیں> گروپ سے صارفین کو ہٹا دیں۔
- پھر تصدیق کے لیے ٹھیک ہے۔
شیئرپوائنٹ پر گروپ کی اجازتوں کو کیسے تبدیل کیا جائے؟
ونڈوز 10 کے ذریعے گروپ کے لیے اجازتیں تبدیل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- سیٹنگز > سائٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔
- سائٹ کی معلومات کو منتخب کریں اگر یہ سائٹ کی ترتیبات کے بجائے دستیاب ہے۔
- سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں پر کلک کریں۔
- سائٹ کی ترتیبات کے صفحے پر صارفین اور اجازتوں سے، سائٹ کی اجازتیں منتخب کریں۔
- اس گروپ کے لیے چیک باکس کو نشان زد کریں جس کی اجازت آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔
- اجازتوں کے ٹیب سے، صارف کی اجازتوں میں ترمیم کو منتخب کریں۔
- اجازت کی نئی سطح کے لیے ضروری چیک باکسز کو چیک کریں۔
macOS کے ذریعے گروپ کے لیے اجازتیں تبدیل کرنے کے لیے:
- شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
- سیٹنگز > سائٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔
- سائٹ کی معلومات کو منتخب کریں اگر یہ سائٹ کی ترتیبات کے بجائے دستیاب ہے۔
- سائٹ کی تمام ترتیبات دیکھیں پر کلک کریں۔
- سائٹ کی ترتیبات کے صفحے پر صارفین اور اجازتوں سے، سائٹ کی اجازتیں منتخب کریں۔
- اس گروپ کے لیے چیک باکس کو نشان زد کریں جس کی اجازت آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔
- اجازتوں کے ٹیب سے، صارف کی اجازتوں میں ترمیم کو منتخب کریں۔
- اجازت کی نئی سطح کے لیے ضروری چیک باکسز کو چیک کریں۔
اضافی سوالات
میں شیئرپوائنٹ پر گروپ کیسے بناؤں؟
ڈیسک ٹاپ کے ذریعے شیئرپوائنٹ گروپ بنانے کے لیے:
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2. سیٹنگز > سائٹ کی اجازتیں منتخب کریں۔
3. اعلی درجے کی اجازتوں کی ترتیبات کو منتخب کریں۔
4. اجازت والے ٹیب سے گروپ بنائیں کو منتخب کریں۔
5. نام اور میرے بارے میں ٹیکسٹ فیلڈز میں، SharePoint گروپ کے لیے نام اور تفصیل درج کریں۔
6. Owner ٹیکسٹ فیلڈ میں اس سیکیورٹی گروپ کے واحد مالک کو بیان کریں۔
7. واضح کریں کہ گروپ سیٹنگز سیکشن سے گروپ کی ممبرشپ کی تفصیلات کون دیکھ اور ایڈٹ کر سکتا ہے۔
8. رکنیت کی درخواستوں سے، گروپ چھوڑنے یا اس میں شامل ہونے کی درخواستوں کے لیے ترتیبات کا انتخاب کریں۔ آپ درخواستوں کے لیے ای میل ایڈریس بتا سکتے ہیں۔
9. اس سائٹ سیکشن کو گروپ کی اجازت دیں سے اجازت کی سطح کا انتخاب کریں۔
10. پھر تخلیق کو منتخب کریں۔
میں شیئرپوائنٹ گروپ کو کیسے حذف کروں؟
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2. سیٹنگز گیئر آئیکن پھر سائٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔ اگر سائٹ کی ترتیبات ظاہر نہیں ہوتی ہیں تو سائٹ کی معلومات کو منتخب کریں۔
گھر کے مالک کون ہیں یہ کیسے معلوم کریں
3. پھر تمام سائٹ کی ترتیبات دیکھیں کو منتخب کریں۔ کچھ صفحات پر، آپ کو سائٹ کے مواد > سائٹ کی ترتیبات کو منتخب کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
4. صارفین اور اجازت کے تحت لوگ اور گروپس کو منتخب کریں۔
5. اب شیئرپوائنٹ گروپ کا نام منتخب کریں جسے آپ حذف کرنا چاہتے ہیں۔
6. منتخب کریں سیٹنگز > گروپ سیٹنگز۔
7. حذف کریں کو منتخب کرنے کے لیے صفحہ کے نیچے تک سکرول کریں۔
8. پھر تصدیقی ونڈو میں ٹھیک ہے۔
میں بیرونی اراکین کو شیئرپوائنٹ گروپ میں کیسے شامل کروں؟
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں پھر اپنے پروجیکٹ یا سائٹ تک رسائی حاصل کریں۔
2. اوپر دائیں کونے سے شیئر بٹن پر کلک کریں۔
3. پاپ اپ ونڈو سے، لوگوں کو مدعو کریں ڈیفالٹ ٹیب کے ذریعے، ان صارفین کے نام یا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جنہیں آپ گروپ میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔ یقینی بنائیں کہ ای میل دعوت نامہ بھیجیں چیک باکس فعال ہے۔
4. یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کے بیرونی اراکین کو مکمل اجازتیں نہیں ہیں، دو بار چیک کریں کہ کون سا گروپ اور اجازت کی سطحیں دی گئی ہیں۔ بطور ڈیفالٹ، شیئرپوائنٹ ممبرز گروپ کو شراکت کی اجازت کے ساتھ سیٹ کرتا ہے۔
5. مکمل ہونے کے بعد، شیئر بٹن کو دبائیں۔
میں SharePoint پر کسی گروپ میں ممبران کو کیوں شامل نہیں کر سکتا؟
اگر آپ کو کسی گروپ میں بیرونی صارفین کو شامل کرنے کی کوشش کرتے وقت غلطی کے پیغامات موصول ہو رہے ہیں، یا صارف کے لیے اجازتیں حسب توقع کام نہیں کرتی ہیں، تو درج ذیل کو آزمائیں۔
اپنے ویب براؤزر کیش کو صاف کرنے کی کوشش کریں۔
برا ڈیٹا ذخیرہ کرنے والا براؤزر کیش شیئرپوائنٹ آن لائن سے متصادم ہو سکتا ہے اور خرابیوں کا باعث بن سکتا ہے۔ کروم کے ویب براؤزر کیش کو صاف کرنے کے لیے:
1. کروم لانچ کریں اور تین نقطوں والے مینو آئیکن پر کلک کریں پھر ترتیبات پر کلک کریں۔
2. سرچ بار میں کیشے درج کریں۔
3. براؤزنگ ڈیٹا صاف کریں کو منتخب کریں۔
4. بنیادی ٹیب سے، کیشڈ امیجز اور فائلز اور کوکیز اور سائٹ کے دیگر ڈیٹا کو فعال کریں۔
5. پھر ڈیٹا صاف کریں بٹن کو منتخب کریں۔
ہر ایک/تمام صارفین کو بیرونی مواد کی قسم تک رسائی کی اجازت دینے کی کوشش کریں۔
بیرونی مواد کی اقسام کو ہر کسی یا تمام صارفین تک رسائی کی اجازت دینے کے لیے، درج ذیل کام کریں:
1. شیئرپوائنٹ آن لائن لانچ کریں اور شیئرپوائنٹ ایڈمن سینٹر پر جائیں۔
2. محفوظ اسٹور منتخب کریں۔
3. ٹارگٹ ایپلیکیشن آئی ڈی پر کلک کریں پھر ترمیم کریں۔
4. ممبرز سیکشن سے، ہر گروپ کو شامل کریں پھر OK پر کلک کرنے کے لیے صفحہ کو نیچے سکرول کریں۔
5. SharePoint ایڈمن سینٹر پر واپس جائیں اور bcs پر کلک کریں۔
6. bcs کے اختیارات میں سے BDC ماڈلز اور بیرونی مواد کی اقسام کا نظم کریں کو منتخب کریں۔
گروہ سے متعلقہ ریس کو کیسے غیر مقفل کرنا ہے
· یقینی بنائیں کہ منظر بیرونی مواد کی اقسام پر سیٹ ہے۔
7. بیرونی مواد کے لیے استعمال ہونے والے BDC ماڈل پر کلک کریں پھر میٹا ڈیٹا اسٹور کی اجازتیں سیٹ کریں۔
8. سیٹ میٹا ڈیٹا اسٹور پرمیشنز ڈائیلاگ باکس سے، اجازتوں کے لیے، سبھی کو شامل کریں پھر ایڈ کو دبائیں۔
9. میٹا ڈیٹا اسٹور کے لیے درج موجودہ اکاؤنٹس میں سے ہر ایک کے گروپ پر کلک کریں۔ یقینی بنائیں کہ Execute آپشن فعال ہے۔
10. درج ذیل کو فعال کرنے کے لیے ڈائیلاگ باکس کو نیچے سکرول کریں:
· تمام BDC ماڈلز کے لیے اجازتوں کا پرچار کریں۔
· بی ڈی سی میٹا ڈیٹا اسٹور میں بیرونی نظام اور بیرونی مواد کی اقسام
11. اب OK کو دبائیں۔
یقینی بنائیں کہ بیرونی اشتراک فعال ہے۔
ہو سکتا ہے بیرونی اشتراک کو SharePoint، Site، اور Office 365 پر غیر فعال کر دیا گیا ہو۔ مسئلہ حل کرنے کے لیے اسے دوبارہ فعال کرنے کی کوشش کریں:
1. Microsoft آن لائن ایڈمنسٹریشن سنٹر شروع کریں۔
2. شیئرپوائنٹ آن لائن کے نیچے مینیج لنک پر کلک کریں۔
3. ایڈمنسٹریشن سینٹر ونڈو کے بائیں پین سے، منتخب کریں سائٹ کے مجموعوں کا نظم کریں۔
4. ایڈمنسٹریشن سینٹر کے ڈیش بورڈ کے ذریعے سیٹنگز کو منتخب کریں، پھر مینو سے بیرونی صارفین کا نظم کریں پر کلک کریں۔
5. Allow بٹن پر کلک کریں پھر تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے Save کریں۔
شیئرپوائنٹ گروپ کو بیک وقت اجازت دینا
شیئرپوائنٹ گروپس ایک سے زیادہ لوگوں کو مواد اور سائٹس تک رسائی کی اجازت دینے کا ایک تیز اور مؤثر طریقہ پیش کرتے ہیں۔ گروپ کے اراکین کسی تنظیم کے اندرونی یا بیرونی ہو سکتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ آن لائن مائیکروسافٹ آفس سوٹ کے ساتھ مربوط ہے اور 2001 کے بعد سے پسندیدہ اشتراکی پلیٹ فارمز میں سے ایک ہے۔
اب جب کہ ہم نے آپ کو شیئرپوائنٹ گروپس میں ممبران کو شامل کرنے کا طریقہ اور گروپ مینجمنٹ کے کچھ بنیادی نکات دکھائے ہیں، ہم یہ جاننا چاہیں گے کہ کیا گروپ کے ممبران توقع کے مطابق اپنی اجازتیں استعمال کرنے کے قابل تھے؟ کیا آپ کو کوئی پریشانی ہوئی – اگر ایسا ہے تو آپ نے انہیں کیسے حل کیا؟ ذیل میں تبصروں کے سیکشن میں ہمیں بتائیں کہ عام طور پر SharePoint Online کے بارے میں آپ کیا سوچتے ہیں۔
